[Case5]見積り・受注書の管理!

スポーツの秋ということで体を動かしている方も多いのでは?shackleken_stand_te100x175.gif
いいところを見せようと無理してケガをしないように
気を付けて楽しんでくださいね。

 

 

 

 


icon_taka.jpgどーも、オーティーさん!

 

 


icon_shackleken_laugh.jpgあ!タカくん。相変わらず爽やかだね!

 

 


icon_taka.jpgいえ!オーティーさんにはかなわないっス!

 

 

 

icon_shackleken_love.jpg爽やか!って、はじめて言われたよ。嬉しいなぁ。

 

 

 


icon_taka.jpg今日はオーティーさんに、受注データの保管について説明させて頂きまっス!
大洋製器工業が取り扱っているデータは全て一定の期間保存することが決められているっス!書類(紙)については、種類によって2ヶ月から2年、システムに登録されている見積り受注データは過去5年間保存しているっス。

 

 


icon_shackleken_laugh.jpgそうなんだ。でもどうして保管期間を決めてるんだろう?

 

 

 


icon_taka.jpg以前は注文書や見積書を個々の担当者で管理してたんスけど、担当者によって早く処分したり長く持ち続けたりしていたんス。
必要な時に書類が確認できなかったり、いつまでも書類が増え続けたり、トラブルの元になっていたんス。そこで保管期間を書類の種類ごとに設ける事になったんスよ!

 

 


icon_shackleken_laugh.jpgへぇ?。
期間をきちんと定めるようになって、受注業務も効率よく整理できる様になったんだね。

 

 


icon_taka.jpgそういう事っス!
注文内容が複雑な開発品(特注品)に関しては、長く保管して特殊品の事例や別作品データをすぐに確認できるようにしてるっス!

 

 


icon_shackleken_laugh.jpg複雑な内容のリピート品・過去の注文や見積の仕様変更の依頼を受けても迅速な対応が可能になったって事だね。

 

 


icon_taka.jpgオーティーさん!さすが頭の回転が速いっス!
受注データの保管方法をきちんと定めることによって、お客様満足にも繋がるってわけっス。

 

 


icon_shackleken_love.jpgOh?!Wonderful!

 

 


icon_taka.jpgオーティーさん!犬だから「わんダフル」って!いかしてるっス!

 

 


icon_shackleken_love.jpgいや、そこはインターナショナルだね、って褒めて欲しかったよ…。

 

 

 

icon_taka.jpgicon_shackleken_laugh.jpgこのように大洋製器工業では注文書・見積書を必要期間管理させていただいており、これにより迅速な対応がより一層できますよう努力させていただいております。
また見積書に関しましては保管期間と見積有効期限とは異なりますので、ご確認よろしくお願いいたします。

 

 

「ブログ担当:タカ」shackleken_tabi.jpg

 

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